Informativa ai sensi del D. Lgs. 196/2003 - “Codice in materia di protezione dei dati personali” e del Regolamento (UE) n. 2016/679 – Ed. 07/2021

Premesso che
1) Per effetto della partecipazione a Didacta, potremmo trovarci a raccogliere e trattare i Suoi dati personali;
2) Le specifichiamo sin d’ora per chiarezza, le seguenti definizioni date dal Regolamento (UE) n. 2016/679 (in seguito anche “GDPR”):
Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione,
l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione;
Dato personale: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un
identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale. 

Tutto ciò premesso, ai sensi del D. Lgs. 196/2003 (in seguito anche “Codice”) e del Regolamento (UE) n. 2016/679 La informiamo che la raccolta ed il trattamento dei suoi dati personali sarà effettuato dalla società scrivente in conformità a quanto segue

Titolare del trattamento: Titolare del trattamento è la società Firenze Fiera S.p.A. con sede in Firenze – Piazza Adua n. 1 - Cap 50123 - P.Iva 04933280481 – Per alcuni eventi/fiere/manifestazioni potranno essere presenti anche altri Titolari del trattamento per cui verrà definita specifica informativa ai sensi della vigente normativa regolante la materia.

Natura dei dati trattati
Trattiamo essenzialmente dati anagrafici e fiscali, eventualmente, dati di natura economica, e comunque strettamente necessari per la gestione dei rapporti vigenti o futuri con Lei. Salvo casi eccezionali, non siamo in possesso di alcun dato qualificabile come particolare (art. 9, comma 1, del GDPR). Previa Sua apposita autorizzazione potranno essere oggetto di trattamento in via
eccezionale immagini fotografiche (della Sua persona/società) e/o riprese video/registrazioni audio acquisite nel corso di partecipazione ad eventi (in occasione di fiere, mostre, convegni etc.) nel rispetto delle limitazioni normative e regolamentari per le finalità qui indicate.
 

Finalità e modalità del trattamento
Finalità di base
A) Adempiere agli obblighi derivanti dai rapporti di erogazione dei servizi richiestici nell’ambito di Fiera Didacta sia in sede contrattuale che extracontrattuale, con particolare riferimento alla loro esecuzione nonché alla riscossione di eventuali corrispettivi convenuti. 

B) Adempiere agli obblighi previsti dalla normativa nazionale e comunitaria, applicabili. C) Far valere i diritti anche da parte di terzi in sede giudiziaria, arbitrale, amministrativa nel rispetto delle limitazioni normative.
 

Finalità “promozionali”
Inviare mediante strumenti informatizzati (art. 130 del Codice) e non (ovvero modalità tradizionali quale ad esempio posta cartacea e/o chiamate con operatore), comunicazioni per esigenze di monitoraggio dell’andamento delle relazioni con i clienti nonché pianificare ed eseguire attività di marketing analitico, strategico ed operativo, informare su attività commerciali e promozionali inerenti servizi legati a quelli per cui il rapporto è stato instaurato. La finalità in questione potrà essere dunque perseguita per ragioni ulteriori rispetto a quelle strettamente collegate all’adempimento contrattuale, nel caso in cui decida di rilasciare il consenso (dopo avere visionato la presente informativa); qualora non presti il consenso (facoltativo) per la predetta finalità, il rapporto contrattuale non verrà comunque compromesso né alterato. Il consenso, in caso desideri rilasciarlo, si intenderà valevole per contatti sia a mezzo modalità tradizionali sia a mezzo strumenti ex art. 130 commi 1 e 2 del Codice (es. e-mail, sms, mms, telefax, chiamate automatizzate…); dopo aver espresso il consenso, è comunque Suo diritto opporsi, in qualunque momento e senza spese, al trattamento dei suoi dati per la presente finalità; qualora desiderasse in qualsiasi momento esercitare il diritto di opposizione potrà procedere anche in via diversificata e autonoma per una delle modalità di contatto. Si rammenta che nell’ipotesi di rilascio del consenso per le finalità qui descritte l’eventuale iscrizione presso il registro delle opposizioni non costituirà per la scrivente causa ostativa del contatto telefonico. Si rammenta che l'attività promozionale potrà essere anche eseguita da terzi limitatamente alle categorie precisate nella presente informativa.
 

Altre finalità
In caso di rilascio di Sua specifica autorizzazione i dati personali (es. riprese video, immagini fotografiche, registrazioni audio) vengono raccolti e trattati per scopi istituzionali, scientifici, di documentazione e promozione dell’evento, per produrre materiale promozionale e rappresentativo dell’organizzazione aziendale (es. redazione di opuscoli o pubblicità, pubblicazione di articoli su quotidiani e riviste o per la creazione di pagine di sito web /social network) sempre nel rispetto delle limitazioni e delle prescrizioni normative vigenti. Il conferimento dei dati è facoltativo. Il mancato conferimento comporta il venir meno della possibilità di essere intervistati, di partecipare a sondaggi e di essere ripresi e/o di utilizzare le riprese video/audio o fotografica. Se gli interessati non desiderano essere fotografati o ripresi si prega farlo presente al momento della foto o della ripresa al personale preposto. E’ comunque sempre riconosciuta la facoltà delle persone riprese di chiederne la rimozione o la cancellazione dai database del sito tramite l’invio di una email all’indirizzo: privacy@firenzefiera.it. Si precisa in merito che le fotografie ed i video di gruppo nell’ambito delle attività fieristiche, devono differentemente intendersi come manifestazioni o eventi di carattere pubblico e per le quali non è richiesto il consenso esplicito del soggetto interessato dalle riprese.

Il conferimento dei dati
Per quanto concerne i dati che siamo obbligati a conoscere, al fine di adempiere agli obblighi contrattuali, previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria, ovvero da imposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo, il loro mancato conferimento da parte Sua comporta l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto nei limiti in cui tali dati siano necessari all’esecuzione dello stesso. Per quanto concerne i dati che non siamo obbligati a conoscere, il loro mancato ottenimento sarà da noi valutato di volta in volta, e determinerà le conseguenti decisioni, rapportate all’importanza per la nostra organizzazione dei dati richiesti e non conferiti, fatta salva l’ottemperanza alle obbligazioni contrattuali ed a quelle derivanti da prescrizioni normative e regolamentari.
 

Diffusione e Comunicazione
I Suoi dati verranno da diffusi, nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati, per la sola promozione online ed a mezzo stampa dell’evento a cui ha chiesto di partecipare. Si precisa che l’eventuale utilizzo di riprese video, immagini fotografiche di gruppo, avverrà sempre e comunque nel rispetto delle limitazioni normative, della dignità e riservatezza degli individui. I Suoi dati potranno essere comunicati a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge ed ai nostri consulenti/fornitori nei limiti strettamente necessari per svolgere l’incarico ricevuto e comunque, quando prescritto, nominati Responsabili del Trattamento. L’ulteriore comunicazione dei suoi dati a terzi per altre finalità resta espressamente subordinato al rilascio di Suo ulteriore specifico consenso (facoltativo). Salvo quanto già precisato (pubblicazione di alcuni Suoi selezionati dati su internet) i Suoi dati non saranno oggetto di trasferimento all’estero e comunque in paesi fuori dal territorio nazionale, non appartenenti all'UE o allo Spazio Economico Europeo o trasferiti in paesi “terzi” per cui la Commissione europea non abbia stabilito un adeguato livello di protezione dei dati.

Data Retention Policy
I dati raccolti verranno conservati per un tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati o in base alle scadenze previste dalle norme di legge, nel caso di rapporti contrattuali, per tutta la durata degli stessi e comunque per non oltre i successivi 10 anni. Per finalità di marketing 24 mesi dal rilascio del relativo consenso.

Modalità con cui avviene il trattamento
Il trattamento dei dati è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e minimizzazione dei dati (privacy by design); potrà essere effettuato sia manualmente che attraverso modalità automatizzate atte a memorizzarli, elaborarli e trasmetterli ed avverrà mediante misure tecniche e organizzative adeguate, tenendo conto dello stato della tecnica e dei costi di attuazione, a garantire, fra l’altro, la sicurezza, la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi, evitando il rischio di perdita, distruzione, accesso o divulgazione non autorizzati o, comunque, uso illecito, nonché mediante misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati.
 

Ambito di conoscenza dei Suoi dati in dettaglio
Le seguenti categorie di soggetti possono venire a conoscenza dei Suoi dati:

- dipendenti e collaboratori della società qualificati e formati, nonché terzi che svolgono o forniscono specifici servizi funzionali all’esecuzione del rapporto con Lei, compresi i soggetti con funzione di Amministratori di Sistema; 

- fornitori, consulenti, professionisti, agenti ed in generale soggetti che, per necessità contrattuali e finalità propedeutiche alla gestione delle attività con Lei convenute e/o servizi accessori e/o Sue richieste specifiche, debbano acquisire una o più informazioni che La riguardano, in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR); 

- organizzatori di attività specifiche all’interno dell’evento e relatori nell’ambito di Didacta. Per maggiore dettaglio alcuni o tutti i dati personali raccolti potranno essere comunicati a sponsor e/o a partners di Didacta. 

Nei limiti pertinenti alle finalità di trattamento indicate, i Suoi dati potranno essere comunicati ai partner dell’evento, nella loro veste cotitolari del trattamento o responsabili del trattamento. Tra i Partner di Fiera Didacta si segnala il ruolo di Firenze Fiera come organizzatore dell’evento e di Indire, Istituto Nazionale per la Documentazione e la Ricerca Educativa, in qualità di Partner Scientifico di Didacta, nonché, dei componenti del Comitato Organizzatore il cui elenco completo è presente sul sito internet di Didacta www.fieradidacta.indire.it.

Base giuridica del trattamento
La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare del trattamento o, se del caso, il consenso dell’interessato quando necessario.

Responsabile della protezione dei dati
Ai sensi dell’art.37 Regolamento (UE) n. 2016/679 Firenze Fiera ed Indire informano di aver nominato apposito Responsabile della protezione dei dati (RPD), contattabile scrivendo al seguente indirizzo di posta elettronica: privacy@firenzefiera.it, oppure per posta ordinaria a Piazza Adua n. 1 Firenze. Per Indire al seguente indirizzo di posta elettronica: dpo@indire.it oppure per posta ordinaria a Via Michelangelo Buonarroti, 10 – 50122 Firenze

I Suoi diritti: 

a) diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che li riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile; 
b) diritto di ottenere l'indicazione dell'origine dei dati personali; delle finalità e modalità del trattamento; della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili
designati; 
c) diritto di ottenere l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi avete interesse, l'integrazione dei dati; la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; 
d) diritto di opporsi, in tutto o in parte per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che li riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; di revocare il consenso, ove previsto con precisazione che la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca. Inoltre ove applicabili, gli interessati hanno altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante per il Trattamento dei dati personali.

Per esercitare tali diritti o per ogni ulteriore informazione su Didacta potrà rivolgersi alla società Firenze Fiera S.p.A. utilizzando i seguenti riferimenti: 

E-mail: privacy@firenzefiera.it

Sede legale: Piazza Adua, n. 1 – 50123 - Firenze (FI)

Telefono:  +0039 055 497 21

Fax: +0039 055 497 3237

La presente informativa potrà essere integrata, oralmente o per iscritto, con ulteriori elementi ed indicazioni, per soddisfare al meglio qualunque Sua esigenza conoscitiva in materia
“Privacy” e per assecondare tutte le evoluzioni normative e/o tecnologiche. Per ulteriori dettagli si rinvia alla consultazione dell’apposita sezione privacy su www.firenzefiera.it

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